भंडार ठेका- बिलों हेतु जांचसूची

दावों की सरल प्रक्रिया हेतु निम्नलिखित जांच सूची परिशिष्ट के रूप में विभिन्न प्रकार की भंडार सामग्री के प्रापण हेतु लगाई जाती है।

सैन्य अस्पताल
1. ठेकेदार का मूल बिल जिसके सभी खाने पूर्ण रूप से भरे गए हो, जिस पर रसीदी टिकट लगी हो एवं ठेकेदार द्वारा हस्ताक्षरित हो तो सक्षम वित्तीय अधिकारी द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित हो।
2. विक्रेता का दिनांक सहित मूल बीजक, जिसमे ंप्रमाणित रसीद वाउचर सं. लाल स्याही से अंकित हो एवं यूनिट प्राधिकारी/ प्रभारी चिकित्सा अधिकारी द्वारा प्रमाणित किया गया हो।
3. सक्षम अधिकारी द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित पूर्ति आदेश की मूल प्रति- जिसमें सुपुर्दगी तारीख विशेष तौर पर लिखी गई हो।
4. प्रमाणित रसीद वाउचर की दो प्रतियां- सी.आर.वी. के शीर्ष पर संबंधित स्था. लेखा परीक्षा अधि. का नाम दिया गया हो और नयी सामग्री की प्राप्ति की तारीख दी गई हो।
5. ठेका दर की प्रति - जहां ठेका दर के लिए ऑर्डर दिया गया।
6. सभी परिवर्तनों/काटपीट को कार्यपालक अधिकारी द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
7. जहां कहीं पूर्ति आदेशों की शर्तों में आशोधन किया गया हो एवं उसके बाद में फर्म पर लगी स्थापना शर्तें जैसे अनुबंधित समय सीमा के बाद सामग्री की सुपुर्दगी, ठेकेदार द्वारा आपूर्ति में कमी आदि हो से
8. संबंधित एक औपाचारिक संशोधन जो विक्रेता के औपचारिक निवेदन पर अपूर्ति आदेश के लिए जारी किया हो को बिल के समय लगाया जाए।
परिनिर्धारित नुकसानी प्रभार जहां कहीं लागू हो को 0.5 प्रतिशत प्रति सप्ताह की दर से काटा जाना चाहिए अथवा सुपुर्द न किए सामान के कुल मूल्य के 5 प्रतिशत तक की अधिकतम दर पर काटा जाए। इन प्रभारों को ठेकेदार के बिल में से सक्षम वित्तीय अधिकारी द्वारा कटौती की जानी चाहिए।
भारतीय खाद्य निगम को अग्रिम भुगतान गेंहू/चावल
1. आकस्मिक बिल की मूल प्रति जो आपूर्ति डिपो के कमान अफसर द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित हो।
2. प्रतिहस्ताक्षर करने वाले प्राधिकारी के नमूना हस्ताक्षर को या तो र. ले. प्र. नि. के कार्यालय में पहले ही भेज दिया जाए अथवा विधिक रूप से अनुप्रमाणित कर आकस्मिक बिल के साथ संलग्न किए जाए।
3. भा. खा. नि. का मूल प्रफार्मा बीजक जिस पर संबंधित भ. खा. नि. के क्षेत्रीय प्रबन्धक द्वारा विधिवत मूल्य निर्धारण किया गया हो।
4. बजट आबंटन की स्याही से हस्ताक्षरित प्र्रति जिस पर आपूर्ति डिपो हेतु निश्चित तिमाही हेतु आपूर्ति डिपों की मीट्रिक मात्रा में आबंटन संबंधी पत्र।
5. स्था. ले.परी. अधि. द्वारा सत्यापित प्रमाणित रसीद वाउचर यूनिट प्रतिनिध द्वारा संबंधित आपूर्ति डिपों से पूर्ववर्ती अवधि के लिए भा. खा. नि. से गेहू/चावल की प्राप्त की गई मात्रा के संबंध में भुगतान हेत।
आकस्मिक बिल के साथ इस कार्यालय में दी जानी चाहिए।
नकद मांग आपूर्ति एवं सेवाएं अग्रदायधारी
1. अग्रदायीधारी द्वारा हस्ताक्षरित एवं यूनिट के कमान अफसर द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित नकदी मांग
2. धन की उच्चतम सीमा दर्शाने वाला आपूर्ति एवं सेवाएं अग्रदायधारी का पत्र, उसकी विधियान्यता, लोक निधि लेखा संखया, बैंक नाम एवं निधि की स्थिति।
पूर्व माह की अग्रदाय लेखा के प्रस्तुतीकरण की तारीख।
सेना आपूर्ति कोर बिल
1. ठेकेदार के बिल- आई.ए.एफ.ए.- 68 जो ठेकेदार द्वारा विधिवत हस्ताक्षरित एवं सक्षम प्राधिकारी द्वारा प्रतिहस्ताक्षरित हो।
2. ठेकेदार की इस आशय की रसीद कि 95 प्रतिशत भुगतान प्राप्त कर लिया है।
3. सेना आपूर्ति कोर यूनिट के जारी करने वाले अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित एवं दिनांकित आई.ए.एफ.एस. 1520
4. स्था. ले. परी. अधि. द्वारा सत्यापित प्रमाणित रसीद वाउचर एवं संबंधित स्था. ले परी. अधिकारी का नाम शीर्ष पर अंकित किया गया हो।
5. जहां कहीं आवश्यक हो स्वीकृति की प्रति।
6. ठेके के निविदा की स्वीकृति नोट की प्रति जिसके लिए 5 प्रतिशत बिलों को अधिमान दिया गया है।
ठेकेदारों के संबंध में अदेयता प्रमाण-पत्र
किराये पर लिए सिविल वाहन बिल
1. ठेकेदार का बिल - आई.ए.एफ.ए. 68 लागू स्त्रोत पर आयकर कटौती सहित जिसकी यूनिट प्राधिकारियों द्वारा कटौती की हो।
2. ठेकेदार की इस आशय की रसीद कि 95 प्रतिशत भुगतान प्राप्त कर लिया गया है।
3. परिवहन मांग- पत्र की प्रति (दो प्रतियों में) जिसमें उपयोग करने वाले का पद, नाम एवं मूल वेतन दिया गया हो।
4. उपयोग प्रमाण पत्र
5. उपयोगकर्ता द्वारा हस्ताक्षरित कार डायरी ठेकेदारों के संबंध में अदेयता प्रमाण पत्र
6. परिवहन का उपयोग करने वाले सेवारत कार्मिकों की नाम सूची
7. सक्षम अधिकारी से सरकारी वाहन उपलब्ध न होने संबंधी प्रमाण-पत्र निश्चित दरें, कि.मी. की दूरी, अतिरिक्त कि.मी. अतिरिक्त घंटे एवं कुल राशि दर्शाता हुआ तारीखवार सार
प्रतिभूति जमा
1. प्रतिभूति निम्न रूप में जमा की जाए-
2. सैन्य प्राप्त आदेश
3. सरकारी प्रतिभूति जिसमें डाक घर नकद प्रमाण-पत्र, रक्षा बचत प्रमाण पत्र, राष्ट्रीय प्रमाण पत्र एवं राष्ट्रीय योजना प्रमाण शामिल है।
4. केन्द्र/राज्य सरकार का वचन पत्र एवं स्टॉक प्रमाण पत्र, नगरपालिका डिबेंचर अथवा पोर्ट ट्रस्ट बॉन्ड
5. बैंक जमा रसीदें
6. डाक घर बचत बैंक खाता
7. खजाना बचत जमा प्रमाण पत्र
8. प्रत्याभूत बॉन्ड, सावधि जमा रसीद, नकद प्रमाण पत्र एवं अन्य इस प्रकार के बैंक द्वारा बैंक प्रत्याभूत योजना के अधीन जमा दस्तावेज
प्रतिभूति जमा की राशि वापस करना/पुनर्विनियोजन
1. यह सुनिश्चित करना कि प्रतिभूति जमा/पुनर्विनियोजन के दावों के ठेके की अवधि समाप्त होने पर ही अधिमान दिया जाए।
2. आई.ए.एफ. जैड 451 भाग (ए) (बी) (सी) में अदेयता प्रमाण पत्र एवं दावा नहीं प्रमाण पत्र, जोखिम तथा रसीद व्यय सूची, जिसे ठेके के प्रचालन अधिकारी द्वारा पूर्ण किया गया हो।
3. जमा करवाने के समय जमाकर्ता को दी गई आई.ए.एफ.ए. 299 की मूल रसीद
4. ठेकेदार की विशेष प्रार्थना जिसमें जमा के व्ययगत होने पर वापसी हेतु प्रार्थना की गई हो अर्थात्‌ नकद जमा के संबंध में तीन वर्षों भीतर जमा का दावा न किया गया हो एवं अन्य जमा के संबंध में एक वर्ष के भीतर दावा न किया गया हो।
5. यूनिट प्राधिकारी द्वारा दिया गया आई.ए.एफ.ए. 290 का अपेक्षित प्रमाण पत्र
6. यूनिट के कमान अफसर का अंतिम '' अदेयता प्रमाण-पत्र''
7. प्रतिभूति जमा की प्राप्ति न होने संबंधी ठेकेदार का प्रमाण-पत्र
8. आपूर्ति डिपों से 95 प्रतिश एवं 5 प्रतिशत र. ले. प्र. नि. से प्राप्त होने संबंधी ठेकेदार का प्रमाण पत्र
9. मध्यस्थता/सिविल दावा दायर न करने संबंधी ठेकेदार से प्रमाण पत्र प्रतिभूति जमा के पुनिर्विनियोजना की प्रार्थना करते समय : ठेकेदार से प्रतिभूति जमा के पुनर्विनियोजन संबंधी प्रार्थना - भाग ए पूरी तरह यूनिट प्राधिकारी द्वारा पूर्ण किया गया भाग बी भी प्रस्तुत किया जाए।
रसद भत्ता
1. जिनके लिए स्वीकृति है-
2. सेवा अधिकारी गण
3. एम.एन.एस. (स्थानीय) अधिकारीगण
4. मानद कमीशन अधिकारीगण
5. आकस्मिक व्यय जब स्वीकार्य है-
6. वार्षिक छुट्‌टी।
7. पूरे वेतन एवं भत्तों सहित बीमारी छुट्‌टी
8. जिस आकस्मिक अवकाश की अवधि के दौरान अधिकारी ड्‌यूटी स्टेशन से दूर रहकर आकस्मिक छुट्‌टी का उपभोग करता है।
9. एक स्टेशन से दूसरे स्टेशन पर स्थायी तैनाती हेतु तैयारी छुट्‌टी
10. सेवानिवृत्ति पर लम्बित छुट्‌टी/ठेके की अमान्य रूप से समाप्ति/पूरे वेतन एवं भत्तों को जारी करने पर।
11. अनुदेश के क्रम में अथवा समय-समय पर सरकार द्वारा अधिसूचित गैगर सैन्य स्टेशन जहां रसद आहरण सुविध न हो पर तैनाती कर लो छुट्‌टी
12. मातृत्व अवकाश
13. विशेष आकस्तिक छुट्‌टी
14. विदेश में अध्ययन हेतु छुट्‌टी
15. कब राशन भत्ता स्वीकार्य नहीं है।
16. अस्थाई ड्‌यूटी की अवधि के लिए यात्रा भत्ते/ दैनिक भत्ते के साथ
17. असाधारण अवकाश एवं वेतन तथा भत्तों रहित अवकाश
18. रसद के दावे को अधिमान देते समय ध्यान में रखने वाली बातें
19. यह सुनिश्चित करें कि यह 115 फार्म पर बनाया जाए।
20. यह यूनिट के अफसर कमान/कमान अफसर द्वारा हस्ताक्षरित एवं प्रतिहस्ताक्षरित हो।
21. बिल को स्याही/अमिट पेंसिल/टाइपराइटर से बनाया जाए, बिल अंकगणना में सही हो एवं बदलावों तथा परिवर्धनों अनुप्रमाणित किया गया हो।
22. समय-समय पर लागू की गई दरों के अनुसार इसका दावा किया जाए।
23. यूनिट/संगठन के संखयाबल में शामिल अधिकारियों के संबंध में आकस्मिक बिल के समेकित दावे एक माह में एक बर बनाए जाते है।
24. दावे के समर्थन मे ंनामों की सूची तीन प्रतियों में दी जाती है।
25. सुनिश्चित करें कि बिल पर बैंकर का नाम एवं यूनिट के लोक निधि खाते का उल्लेख किया गया हो।
26. जिस अधिकारी का भुगतान 5000/- रु0 एवं इससे अधिक हो के संबंध में दावे के समर्थन हेतु उचित मूल्य की रसीदी टिकट लाया हो।
27. सुनिश्चित करें कि दावें के समर्थन में घटना को अधिसूचित करने वाले दैनिक कार्यालय आदेश भाग-II की प्रति संलग्न की गई है।
28. इस आशय का अपेक्षित प्रमाण पत्र कि अधिकारी ने आकस्मिक छुट्‌टी ड्‌यूटी के स्टेशन से दूर रहकर बिताई है एवं साथ ही आकस्मिक छुट्‌टी के पते सहित उक्त
29. प्रमाण पत्र संलग्न किया गया हो।
30. यात्रा अवधि के दौरान कार्यग्रहण अवधि/तैयारी हेतु छुट्‌टी एवं संचलन आदेश के विवरण सहित पूर्व यूनिट द्वारा जारी अन्तिम राशन प्रमाण पत्र।
31. बिल के साथ निम्नलिखित प्रमाण-पत्र देना सुनिश्चित करे-
32. पहले कोई दावा नहीं किया गया है
33. दावे के अवधि के दौरान मेस की मुफ्‌त सुविधा उपलब्ध नहीं कराई गई हो।
34. दावे की अवधि के दौरान मुफ्‌त रसद जारी न की गई हो।
35. दावे की अवधि के दौरान अस्पताल में भर्ती न होने संबंधी प्रमाण-पत्र
36. जिस अवधि के लिए राशन का दावा किया गया है उसके दौरान डी.ए./डी.एम.ए. के आहरण न करने संबंधी प्रमाण पत्र।
37. महत्वपूर्णः स्टेशन कमांडर से पूर्व स्वीकृति प्राप्त की जाए जब-
38. दूरस्थ स्थानों पर रहते हुए अधिकारी अपने रहने का स्वयं प्रबन्ध करे एवं उसके लिए रसद का आहरण करना असुविधाजनक हो
39. जब प्रशासनिक कारणों से डिपों के लिए रसद की आपूर्ति करना कठिन हो।
आयुध भंडार/राष्ट्रीय कैडेट कोर
1. सामग्री के प्रापण, आवश्क मात्रा के विनिर्देशन संबंधी निविदा सूचना।
2. प्राप्त दर सूचियों को बोर्ड के सदस्यों/पीठसीन अधिकारियों द्वारा खोला एवं हस्ताक्षरित किया जाए।
3. निविदाओं का तुलनात्मक विवरण (सी.एस.टी.) बोर्ड के सदस्यों द्वारा हस्ताक्षरित एवं सक्षम वित्तीय अधिकारी प्रतिहस्ताक्षरित हो।
4. निम्नतम दर वाले निविदाकार को निरपवाद रूप से आपूर्ति आदेश दए जाए अथवा निम्नतम दर वाले निविदाकार के अतिरिक्त अन्य को आपूर्ति आदेश देने के कारण दर्ज किए जाएं।
5. आपूर्ति आदेश उपयुक्त फोर्मेट पर हो जिसमें विशिष्ट विवरण जेसे दर, मात्रा, छाप, राशि, सुपुर्दगी की तारीख, विनिर्देश विशिष्ट, निरीक्षण प्राधिकारी का ब्यौरा, परिनिर्धारित नुकसान शर्त आदि।
6. यदि आपूर्ति आदेशों में कोई परिवर्तन/निबंधन और शर्तों में संशोधन हो, एवं इसके फलस्वरूप फर्म को दिए गए आपूर्ति आवेदन में कोई परिवर्तन हो तो, फर्म के अनुरोध के साथ एक औपचारिक संशोधन पत्र
7. संलग्न किया जाए यदि परिवर्तन विक्रेता के कारण हो।
8. इस उद्‌देश्य हेतु नामित प्राधिकारी की निरीक्षा टिप्पणी।
9. दो प्रतियों के प्रमाणित रसीद वाउचर जिसके शीर्ष पर संबंधित स्था. ले. परी. अधि. कार्यालय का नाम एवं खाता बही/पृष्ठ सं. सामग्री का प्रीाार पर लिया लिखा हो।
10. सक्षम वित्तीय अधिकारी की स्वीकृति जिसमें व्यय का प्रकार/ अंतर्निहित कूट शीर्ष/वित्त वर्ष जिसके अन्तर्गत व्यय को बुक किया जाता है एवं प्राधिकारी जिसके अधीन स्वीकृति प्रदान की गई है।
11. फर्म का बीजक (मूल प्रति) जिस पर रसीदी टिकट लगाए गए हो (जहां कहीं आवश्यक हो)
12. सामग्री की खरीद के संबंध में आयुध अधिकारियों की नकदी द्वारा खरीद की शक्तियों, नकदी द्वारा खरीद का आदेश सं., सी.,3 वी.की 3 प्रतियां एवं पूर्तिकार काि बल और जहां आवश्यक हो उस पर रसीदी।
13. टिकट लगा हो को संलग्न किया गया हो।
14. यदि आश्रित डिपों द्वारा जारी किए गए यूनिट स्थानीय क्रय आदेश के प्राधिाकार पर यूनिट संगठन द्वारा सामान की खरीद की हो, तो मूल यूनिट स्थानीय क्रय आदेश।
15. संलग्न किया जाए।
16. नियंत्रण अधिकारी द्वारा इस आशय का प्रमाण-पत्र कि खरीदी गई वस्तुएं भिन्न प्रकृति की है।
17. खरीदी गई कुल मात्रा, मांग की गई मात्रा/ आवश्यकता से अधिक न हो। यदि आदेश की पुनरावृत्ति हो तो, यह मूल रूप से खरीदी गई मात्रा 50 प्रतिशत से अधिक न हो एवं सक्षम वित्तीय अधिकारी द्वारा इस निर्धारिण कुल राशि अर्थात्‌ मूल आपूर्ति आदेश तथा पुनरादेश में अंतर्निहित राशि राशि के जोड को ध्यान में रखकर किया गया हो।
कार्यशालाएं इ.एम.इ. यूनिटें/संगठन
1. आयुध भंडार के अधीन वर्णित आवश्यकताओं के अतिरिक्त निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाए-
2. आपूर्ति के सामान्य स्त्रोत से सामग्री की अनुपलब्धता संबंधी प्रमाण- पत्र जिसक समर्थन में डिपों का अनुपलब्धता प्रमाण भी हो।
3. इस आशय का प्रमाण-पत्र कि आपातिक मांग-पत्र के अधीन प्राप्त की गई सामग्री को सामान्य पूर्ति स्त्रोत से प्राप्त करने समय उपलब्ध नहीं था।
4. कि खरीदी गई सामग्री भंडारण हेतु नहीं है।
5. यदि खरीद निविदाएं आमंत्रित किए बिना की गई है तो, इस संबंध में पी.ए.सी. प्रमाण-पत्र कि-
6. फर्म द्वारा प्रभारित दरें उचित हैं/खरीदी गई सामग्री सांपत्तिक प्रकृति की है। यदि खरीद एकमात्र दर सूची पर आधारित है तो, इस संबंध मं सामान्य वित्तीय नियमावली के नियम 45 के अनुसार प्रमाण पत्र दिया जाए।